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Business Cases für den Verkauf

Ein Business Case ist ein Dokument, das die Rentabilität eines Investitionsprojekts darlegt. Der Kernbestandteil eines solchen Dokuments ist eine Investitionsrechnung mit Kennzahlen wie dem Kapitalwert, der Rendite IRR oder der Rendite ROI.

Business Cases können für interne Zwecke oder für den Verkauf konzipiert sein.

Ein Business Case für interne Zwecke dient entweder dazu, eine von der Unternehmensleitung in Betracht gezogene Investition zu beurteilen (ob das Projekt wirklich so gut ist wie vermutet) oder das für eine Investition erforderliche Budget zu erhalten (wenn mehrere Projekte infrage kommen und die Unternehmensleitung nur einige davon genehmigen wird).

Ein Business Case für den Verkauf dient zur Kundengewinnung im Business-to-Business-Geschäft und basiert gewöhnlich auf Einschätzungen von fachkundigen Personen, auf öffentlich zugänglichen Quellen (Statistiken, Prognosen, Fachbeiträge) und auf Erfahrungswerten aus Geschäftskontakten zu bisherigen Kunden.

Business Cases für interne Zwecke sind spezifisch - es geht jeweils um ein bestimmtes Projekt in einem bestimmten Unternehmen. Business Cases für den Verkauf sind dagegen allgemeiner, weil sie mehrere Unternehmen ansprechen sollen und weil spezifische Informationen über bestimmte Unternehmen und deren Investitionsmöglichkeiten normalerweise nicht veröffentlicht werden dürfen.

Nehmen Sie als Beispiel einen Anbieter von CRM-Software, der die mit seinem CRM-System realisierbaren Vorteile gut beurteilen kann. Der Anbieter könnte durch einen Business Case aufzeigen, welchen wirtschaftlichen Nutzen seine Lösung für Unternehmen einer bestimmten Branche und Größenklasse hat, die bislang ohne oder mit veralteter CRM-Software arbeiten.

Der akquisitorische Wert einer solchen Rentabilitätsvorschau hängt davon ab, wie glaubwürdig die Ergebnisse sind. Ein Leser sollte daher leicht nachvollziehen können, wie die prognostizierten Cashflows und die errechneten Kennzahlen zustande gekommen sind. Außerdem sollte ein Leser die Möglichkeit haben, den Business Case auf einfache Weise zu modifizieren.

Ein Business Case mit diesen Eigenschaften fungiert aus Lesersicht als Informationsquelle und zugleich als Kalkulationshilfe (als Hilfsmittel, mit dem sich abschätzen lässt, ob die Anschaffung der CRM-Software für ein bestimmtes Unternehmen lohnend wäre).

Ich werde in diesem Artikel anhand eines Zahlenbeispiels zeigen, wie ein Business Case für den Verkauf aussehen kann. Hierzu beginne ich mit allgemeinen Ausführungen über Business Cases. Im Anschluss daran entwickle ich mein Zahlenbeispiel, das Sie in Form einer Excel-Datei downloaden können.

Die Grundstruktur von Business Cases

Ein Business Case dient dazu, alle mit einem Investitionsprojekt verbundenen Cashflows zu erfassen und in ihrer Gesamtheit zu bewerten.

Sie können im Prinzip für jedes Investitionsprojekt einen Business Case erstellen und damit für jedes Projekt, dessen Erträge- zumindest teilweise - erst mit zeitlicher Verzögerung realisierbar sind. Möglich wäre zum Beispiel ein Business Case über die Reorganisation des Einkaufs, weil sich diese Maßnahme längerfristig auswirken würde.

Welchen Zeitraum ein Business Case abdecken sollte, richtet sich nach dem Projekt und den in das Projekt gesetzten Erwartungen. Ein Zeitraum von drei Jahren wäre für einen Business Case sehr kurz. Ein Zeitraum von zehn Jahren wäre vermutlich für einen Business Case über die Umstellung auf ein neues ERP-System angemessen.

Ich halte es für sinnvoll, einen Business Case in Form einer leicht verständlichen Excel-Arbeitsmappe zu erstellen, die den Lesern zugleich als Analysetool dienen kann.

Mit leicht verständlich meine ich, dass ein Leser, der das im Business Case untersuchte Projekt bislang nicht kennt mühelos in der Lage sein sollte, die Excel-Arbeitsmappe ohne Zusatzinformationen zu nutzen. Die Excel-Datei muss daher ausreichende Erläuterungen enthalten und übersichtlich aufbereitet sein.

Die Möglichkeit, den Business Case als Analysetool zu verwenden ist wichtig, weil ein ernsthaft an einer solchen Investition interessierter Leser in der Regel den Wunsch haben wird, einzelne Annahmen zu modifizieren, entweder um zu prüfen, wie sich dies auf die Ergebnisse auswirkt oder um den Business Case an die Gegebenheiten in seinem Unternehmen anzupassen. Ändert ein Leser zum Beispiel den Kalkulationszinssatz oder die prognostizierten Einsparungen durch das Projekt, dann sollte Excel alle hiervon abhängigen Größen automatisch neu berechnen.

Ein Business Case in Form einer Excel-Arbeitsmappe ist so gesehen ein erster Anhaltspunkt in Form einer interaktiven Muster-Kalkulation, die einen Leser dazu anregen soll, hieraus eine auf sein Unternehmen zugeschnittene Kalkulation zu machen.

Ein Business Case in Form einer Excel-Arbeitsmappe schließt nicht aus, dass Sie einem Interessenten zunächst ein Textdokument präsentieren, in dem Sie die Ergebnisse der im Business Case enthaltenen Muster-Kalkulation vorstellen und einordnen. Dieses Textdokument könnte zum Beispiel ein White Paper sein, das die Vorteile des Lösungsansatzes herausarbeitet, der dem betreffenden Produkt zugrunde liegt.

Die Excel-Arbeitsmappe wäre bei dieser Herangehensweise für Leser, die das Textdokument erhalten haben und weitergehende Informationen wünschen.

In der Excel-Arbeitsmappe entspricht jedes Arbeitsblatt (Worksheet) einem Gliederungspunkt. Erforderlich sind zumindest die folgenden Arbeitsblätter:

1. Eine Executive Summary als kurz gefasster Einstieg in den Business Case. Hierzu gehören ein Hinweis auf das mit dem Business Case verfolgte Ziel, eine Beschreibung des Investitionsprojekts, eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und ein Überblick über die folgenden Arbeitsblätter. Wichtig sind manchmal auch Hinweise auf bedeutende Annahmen, die in den Business Case eingeflossen sind.

2. Eine Rentabilitätsanalyse im Sinne einer Investitionsrechnung. Basis sind die voraussichtlichen (prognostizierten) Cashflows, die das Investitionsprojekt bewirken würde. Zur Rentabilitätsanalyse gehören auch, sofern zutreffend, Hinweise auf nicht-finanzielle Vorteile der Investition, die für die Investitionsentscheidung bedeutsam sein könnten.

3. Eine Analyse der voraussichtlichen Gewinnwirkungen des Investitionsprojekts, bezogen auf die Größen EBITDA, EBIT und Gewinn nach Steuern. Hier fließt ein, dass Investitionen in der Regel abgeschrieben werden müssen oder abgeschrieben werden dürfen. Auf diesem Arbeitsblatt ließe sich gegebenenfalls auch die Finanzierung des Investitionsprojekts berücksichtigen.

4. Für jede quantifizierbare Nutzenkategorie ein separates Arbeitsblatt mit ausführlichen Erläuterungen der hierfür prognostizierten Geldbeträge, insbesondere wie die Zahlenwerte zustande gekommen sind. Es kann sinnvoll sein, die Werte für den zu erwartenden finanziellen Nutzen durch alternative Werte zu ergänzen und an passender Stelle anzugeben, wie sich diese Werte auf die Rentabilität des Projekts auswirken würden.

5. Für die nach Kategorien aufgeteilten Auszahlungen, die das Investitionsprojekt voraussichtlich zur Folge hätte jeweils ein separates Arbeitsblatt mit ausführlichen Erläuterungen. Hierzu gehört auch, die Investition zu spezifizieren (was genau soll gekauft werden?) und, sofern sinnvoll, dies zu begründen (warum die vorgeschlagene Variante und nicht eine andere, zum Beispiel billigere?).

Im Hinblick auf die Analysetool-Funktionalität sind zweckmäßige Zellverknüpfungen besonders wichtig. Ausführliche Erläuterungen lassen sich in Excel als Textfelder einfügen.

Ein Business Case Template als Zahlenbeispiel

Ich erstelle jetzt für das fiktive Investitionsprojekt »zwölf alte Desktop-PCs durch zwölf Neugeräte ersetzen« einen Business Case.

Die bislang verwendeten 12 Desktop-PCs sind alle ca. fünf Jahre alt und, technisch gesehen, für ihre Zwecke ausreichend. Es wäre möglich, die alten Desktop-PCs weiter zu nutzen und erst in drei Jahren durch neue PCs zu ersetzen. In diesem Fall wäre jedoch in den kommenden drei Jahren mit häufigen Hard- und Softwareproblemen zu rechnen, verbunden mit Ausfallzeiten der betreffenden Mitarbeiter und Kosten für Computerservice.

Würde sich ein sofortiger Austausch der zwölf alten Desktop-PCs lohnen?

Um diese Frage zu beantworten prognostiziere ich zuerst die mit dem Projekt verbundenen Auszahlungen und den wirtschaftlichen Nutzen des Projekts, schätze auf dieser Basis die Rentabilität und die Gewinnwirkung und präsentiere zum Schluss die Ergebnisse in Form einer Executive Summary.

Ich erstelle die Excel-Arbeitsmappe somit nicht in der durch die obige Gliederung vorgegebenen Reihenfolge, sondern umgekehrt, indem ich mit den finanziellen Auswirkungen des Projekts beginne, hieraus dann Schlussfolgerungen ziehe und alles in Form einer Executive Summary zusammenfasse.

Mein einfach gehaltenes Zahlenbeispiel ist so gewählt, dass es meiner Ansicht nach alle bedeutenden Aspekte von Business Cases im Sinne von Verkaufstools abdeckt.

Sie können meine Excel-Datei downloaden und als Vorlage oder Anregung für eigene Business Cases verwenden.

Zeiteinteilung

Ich lege zunächst fest, wie lang der in meinem Business Case berücksichtigte Zeitraum sein soll und mit welcher Periodenlänge ich rechnen will.

Den Zeitraum muss ich auf Basis von inhaltlichen Überlegungen festlegen.

Alle nach dem gewählten Zeitraum zu erwartenden Cashflows sind aus dem Business Case ausgeschlossen, was darauf hinausläuft, diese Cashflows für die Investitionsentscheidung als bedeutungslos einzustufen. Für einen relativ kurzen Zeitraum kann sprechen, dass das Unternehmen nur Projekte in Betracht zieht, die sich schnell amortisieren. Außerdem sind Prognosen für relativ kurze Zeiträume (3 bis 5 Jahre) normalerweise leichter und zuverlässiger als Prognosen für deutlich längere Zeiträume.

In meinem Zahlenbeispiel lautet die Frage, ob die zwölf alten Desktop-PCs drei Jahre früher als nötig ersetzt werden sollen. Für meinen Business Case sind daher drei Jahre ein sinnvoller Zeitraum.

Die für einen Business Case verwendete Periodenlänge beträgt normalerweise ein Jahr. Ein Grund für eine Periodenlänge von einem Halbjahr oder Quartal könnte sein, dass Sie alle Barwerte relativ genau berechnen wollen.

Sie erwarten zum Beispiel die erste Zahlung am 5. Januar und die zweite am 3. Mai, wobei die erste Zahlung den Beginn der Periode definiert. Beide Zahlungen würden bei einer Periodenlänge von einem Quartal in verschiedene Perioden fallen. Es wäre bei dieser Periodenlänge sinnvoll, die zweite Zahlung abzuzinsen, damit sie mit der ersten Zahlung vergleichbar wird. Bei einer Periodenlänge von einem Jahr wäre eine solche Abzinsung sinnlos.

Investitionsbetrag

Ich beginne mit den Auszahlungen, die voraussichtlich mit der Investition verbunden wären. Gefragt sind jeweils die Netto-Werte (ohne Vorsteuer). Der Begriff »Investitionskosten« wäre hier irreführend, weil ich keine Kosten schätze, sondern Cashflows.

Zu bezahlen wären der Kaufpreis der Desktop-PCs und die Installation der Neugeräte, zu der ich der Einfachheit halber auch die Entsorgung der Altgeräte zähle. Anzulegen sind daher zwei Arbeitsblätter, denen ich in Excel die Namen »Kaufpreis« und »Installation« gebe.

Der Kaufpreis in Höhe von 18.000 € wäre in meinem Zahlenbeispiel sofort in voller Höhe fällig. In das Arbeitsblatt Kaufpreis gehört somit die folgende Zahlungsreihe:

Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Kaufpreis: 18.000 € 0 € 0 €

In das Arbeitsblatt Kaufpreis gehören außerdem Erläuterungen. Wichtig ist zunächst die genaue Abgrenzung dieser Position, die am Anfang des Arbeitsblatts stehen sollte. Ein Leser erkennt hierdurch zum Beispiel, dass der Kaufpreis auch die Lieferkosten abdeckt.

In den Raum unterhalb der Zahlungsreihe gehören eine genaue Beschreibung der vorgeschlagenen Hard- und Software sowie Angaben zur Einordnung des veranschlagten Preises, ob der Preis zum Beispiel ein Schätzwert für den gängigen Marktpreis ist, den mehrere qualifizierte Anbieter akzeptieren würden.

Infrage kommen auch kurz gefasste Hinweise auf sinnvolle Alternativen zum vorgeschlagenen Leistungspaket, zum Beispiel Leasing oder besser ausgestattete Desktop-PCs. Für solche Alternativen wären präzise Angaben wünschenswert, beim Leasing insbesondere die zugehörige Zahlungsreihe.

Die Installation der Desktop-PCs würde in meinem Zahlenbeispiel 1.000 € kosten und wäre sofort in voller Höhe zu bezahlen. In das Arbeitsblatt Installation gehört somit die folgende Zahlungsreihe:

Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Installation: 1.000 € 0 € 0 €

Das Arbeitsblatt Installation sollte nach dem gleichen Schema aufgebaut sein wie das Arbeitsblatt Kaufpreis. Am Anfang des Arbeitsblatts steht die genaue Abgrenzung der Position »Installation«, darunter die Zahlungsreihe und darunter die Erläuterungen zu dieser Zahlungsreihe.

Benefits

Ich widme mich jetzt dem schwierigsten Teil, dem finanziellen Nutzen, der mit der Investition verbunden wäre. Hierzu frage ich, welche Veränderungen die Investition im Vergleich zum Status quo voraussichtlich bringen würde.

Der Status quo besteht darin, die alten Desktop-PCs weiterlaufen zu lassen. Im Vergleich zum Status quo hätte die Investition in meinem Zahlenbeispiel zur Folge, dass weniger für technischen Support und Überstunden bezahlt werden müsste. Der finanzielle Nutzen der Investition bestünde demnach in eingesparten Auszahlungen.

Für die beiden Nutzenkategorien erstelle ich in Excel zwei neue Arbeitsblätter.

Das Arbeitsblatt »Weniger Support« enthält die Zahlungsreihe für die Einsparungen beim technischen Support, die von der Investition zu erwarten wären. Als Einstieg in das Arbeitsblatt dient eine ausführliche Beschreibung dieser Nutzenkategorie. Danach kommt eine Zahlungsreihe der folgenden Art:

Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Weniger Support: 4.000 € 6.000 € 5.000 €

Unterhalb der Zahlungsreihe folgen ausführliche Erläuterungen der angegebenen Werte (alle Geldbeträge sind als Prognosen gemeint, die jeweils Einsparungen gegenüber dem Status quo beschreiben und im Sinne von Cashflows zu deuten sind).

Die angegebenen Einsparungen können Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten sein oder subjektive Einschätzungen von Beratern, Analysten oder Führungskräften.

Ein Leser denkt möglicherweise, dass der Herausgeber des Business Case ein starkes Interesse daran hat, die prognostizierten Einsparungen hoch anzusetzen. Für einen kritischen Leser wäre daher interessant, wie die prognostizierten Einsparungen nach Ansicht des Herausgebers einzuordnen sind: Wovon hängt es ab, ob die prognostizierten Einsparungen tatsächlich realisiert werden? Welche Werte würden einem ungünstigen Verlauf entsprechen (Worst-Case-Szenario)? Gibt es Unternehmen, die die angegebenen Einsparungen erreicht haben?

Das Arbeitsblatt »Weniger Überstunden« enthält die Zahlungsreihe für die Einsparungen bei den Lohnkosten, die von der Investition zu erwarten wären. Das Arbeitsblatt beginnt wieder mit einer ausführlichen Beschreibung dieser Nutzenkategorie. Dann kommen die Zahlungsreihe und die Erläuterungen.

Ein Ausfall von Desktop-PCs zwingt die hiervon betroffenen Mitarbeiter im Extremfall so lange untätig zu bleiben, bis der Computerservice das Problem behoben hat. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall Arbeitszeit vergüten, für die er wegen der Downtime keinerlei Gegenleistung erhält. Die Höhe der Ausfallzeiten beeinflusst demnach die Produktivität der Belegschaft.

Für einen Business Case muss ich den mit der Investition verbundenen Produktivitätsgewinn im Hinblick auf seine Zahlungswirksamkeit untersuchen. Mein Ergebnis wird davon abhängen, wie ein Unternehmen, für das mein Business Case gelten soll organisiert ist, wie stark die betreffenden Mitarbeiter ausgelastet sind und wie die Arbeitsverträge dieser Mitarbeiter aussehen.

Beispiele:

1. Die von Downtime betroffenen Mitarbeiter können während dieser Zeit keine anderen Aufgaben übernehmen und müssen, weil sie sehr gut ausgelastet sind, die Downtime in Form von bezahlten Überstunden nachholen. Bei dieser Konstellation wäre eine durch das Investitionsprojekt bewirkte Vermeidung von Downtime direkt zahlungswirksam (weniger Lohnkosten, verglichen mit dem Status quo).

2. Die von Downtime betroffenen Mitarbeiter gleichen den Zeitverlust aus, indem sie in den übrigen Arbeitsstunden mehr leisten und bei Bedarf unbezahlte Überstunden einlegen. In diesem Fall wäre die durch das Investitionsprojekt bewirkte Vermeidung von Downtime für das Unternehmen ein nicht-finanzieller Vorteil - weniger Stress für die an den Desktop-PCs eingesetzten Mitarbeiter.

Denkbar sind weitere Konstellationen:

  • Überstunden werden bei passender Gelegenheit in Form von Urlaub abgegolten. Bei einer solchen Regelung dürfte die Vermeidung von Downtime, wenn überhaupt, nur geringe Zahlungswirkungen haben.
  • Das Unternehmen expandiert und reagiert auf Engpässe bevorzugt durch die Schaffung neuer Arbeitsplätze. Die Vermeidung von Downtime könnte bei dieser Konstellation eine Neueinstellung überflüssig machen oder verzögern.
  • Produktivitätsgewinne im administrativen Bereich sollen in Form von Stellenstreichungen oder Arbeitszeitverkürzungen genutzt werden. Die Vermeidung von Downtime wäre dann zumindest mit zeitlicher Verzögerung zahlungswirksam.

Für mein Zahlenbeispiel nehme ich an, dass der externe Computerservice im Fall eines gemeldeten Hard- oder Softwareproblems sofort tätig wird und sein Honorar im Wesentlichen nach den geleisteten Arbeitsstunden berechnet. Außerdem nehme ich an, dass die durch Computerprobleme verursachte Ausfallzeit zum Teil durch kurzfristig angesetzte bezahlte Überstunden nachgeholt werden muss.

Zwischen dem in einem Jahr für Computerservice an den betreffenden Arbeitsplätzen bezahlten Honorar, der Länge der hiermit verbundenen Ausfallzeit und der hierdurch bedingten bezahlten Überstunden besteht somit ein Zusammenhang.

Ich halte es wegen dieses Zusammenhangs für sinnvoll, die voraussichtlichen Einsparungen bei den durch Überstunden bedingten Lohnkosten als Prozentsatz der voraussichtlichen Einsparungen beim technischen Support anzusetzen. Ein Leser könnte diesen Parameter (den Prozentsatz) sehr leicht an die Gegebenheiten in seinem Betrieb anpassen.

Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Weniger Überstunden: 1.600 € 2.400 € 2.000 €
Einsparung: 40,00% des für Computerservice bezahlten Honorars

Als Ausgangspunkt dient hier der Wert 0,4 (40,00%), der sich in Zelle B26 befindet. Die Einsparungen bei den bezahlen Überstunden ergeben sich durch folgende Formeln:

  • ='Weniger Support'!B11*$B$14
  • ='Weniger Support'!C11*$B$14
  • ='Weniger Support'!D11*$B$14

Demnach werden die im Arbeitsblatt »Weniger Support« angesetzten Einsparungen beim Computerservice jeweils mit 0,4 multipliziert.

Rentabilitätsanalyse

Auf dem Arbeitsblatt »Rentabilitätsanalyse« sind die der Investition zugerechneten Cashflows zusammengefasst und anhand von Rentabilitätskennzahlen bewertet.

Das Arbeitsblatt beginnt mit einer kurzen Erläuterung der Rentabilitätsanalyse. Danach folgen Ausführungen zu den nicht-finanziellen Vorteilen der Investition. Hierzu gehört im Zahlenbeispiel die mit den neuen Desktop-PCs verbundene Arbeitserleichterung. Wichtig wäre auch, die Bedeutung der nicht-finanziellen Vorteile einzuschätzen und dies zu begründen.

Nach den Ausführungen zu den nicht-finanziellen Vorteilen folgt eine Zelle, in der ein Leser den Kalkulationszinssatz anpassen kann. Dieser Parameter beeinflusst die Höhe des Kapitalwerts und die Höhe der Rendite ROI.

Unterhalb der Zelle mit dem Kalkulationszinssatz sind die Cashflows zusammengefasst und die auf dieser Basis berechneten Rentabilitätskennzahlen angegeben.

Kalkulationszinssatz: 5,00%
Nutzen:
Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Weniger Support: 4.000 € 6.000 € 5.000 €
Weniger Überstunden: 1.600 € 2.400 € 2.000 €
Summe: 5.600 € 8.400 € 7.000 €
Barwerte: 5.600,00 € 8.000,00 € 6.349,21 €
Auszahlungen:
Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Kaufpreis: 18.000 € 0 € 0 €
Installation: 1.000 € 0 € 0 €
Summe: 19.000 € 0 € 0 €
Rentabilität:
Nutzen - Auszahlungen: -13.400 € 8.400 € 7.000 €
Barwerte: -13.400,00 € 8.000,00 € 6.349,21 €
Kapitalwert: 949,21 €
Rendite IRR: 10,12%
ROI: 5,00%

In der Excel-Datei enthält das Arbeitsblatt »Rentabilitätsanalyse« eine zusätzliche Summenspalte, die als Kontrolle gedacht ist. Sie sehen dort, dass der Kapitalwert, den ich mit der Funktion NBW() berechnet habe mit der Summe der Barwerte übereinstimmt. Das Arbeitsblatt »Rentabilitätsanalyse« enthält außerdem die Kennzahlen Kapitalwert, Rendite IRR und ROI für den Fall, dass die Einsparung bei den Überstunden 10, 15 oder 20 Prozent geringer ausfällt als angenommen.

Gewinnwirkung

Auf dem Arbeitsblatt »Gewinnwirkung« schätze ich ab, wie sich die Investition auf den Gewinn des Unternehmens auswirken würde, gemessen an den Kennzahlen EBITDA, EBIT und Gewinn nach Steuern.

Für eine Erfolgsrechnung sind Aufwendungen und Erträge die maßgeblichen Größen, für eine Investitionsrechnung wie meiner Rentabilitätsanalyse dagegen Cashflows.

Beispiel:

Ein Handelsunternehmen realisiert ein Investitionsprojekt, das einen Aufbau von zusätzlichen Lagerbeständen erfordert. Für die Höhe des Gewinns ist der Aufbau der zusätzlichen Lagerbestände für sich genommen bedeutungslos, weil beim Erwerb von Lagerbeständen lediglich Vermögen umgeschichtet wird (die liquiden Mittel werden weniger, der Lagerbestand nimmt zu, beide Effekte neutralisieren sich zunächst). Die mit dem Erwerb der zusätzlichen Lagerbestände verbundenen Cashflows gehören jedoch in die Investitionsrechnung.

Für mein Zahlenbeispiel habe berücksichtigt, dass die Desktop-PCs abgeschrieben werden müssen. Außerdem habe ich den Steuersatz mit 30 Prozent angesetzt, um den Gewinn nach Steuern abschätzen zu können.

Der Steuersatz gehört in meiner Excel-Arbeitsmappe zu den Parametern. Wenn Sie den Wert dieses Parameters ändern, dann korrigiert Excel für jedes Jahr die Größe »Δ Gewinn nach Steuern« (die voraussichtlich durch die Investition bewirkte Veränderung des Gewinns nach Steuern).

Steuersatz: 30%
Nutzen:
Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Weniger Support: 4.000 € 6.000 € 5.000 €
Weniger Überstunden: 1.600 € 2.400 € 2.000 €
Summe: 5.600 € 8.400 € 7.000 €
Aufwendungen:
Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Installation: 1.000 € 0 € 0 €
Kaufpreis (AfA): 6.000 € 6.000 € 6.000 €
Summe: 7.000 € 6.000 € 6.000 €
Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Δ EBITDA: 4.600 € 8.400 € 7.000 €
Δ EBIT: -1.400 € 2.400 € 1.000 €
Δ Gewinn nach Steuern: -980 € 1.680 € 700 €

Executive Summary

Das Arbeitsblatt »Executive Summary« enthält den Einstieg in den Business Case. Wichtig ist hier der Hinweis auf das mit dem Business Case verfolgte Ziel, den Sie auch als Disclaimer auffassen können.

Die Executive Summary enthält normalerweise weder Markennamen noch Herstellerangaben, weil der Sinn eines Business Case darin besteht, die Vorteilhaftigkeit einer bestimmten Investition zu beurteilen. Fragen wie »von welchem Hersteller sollen die Computer sein?« oder »bei wem soll ich meine Computer kaufen?« wären der zweite Schritt für einen Leser, der im ersten Schritt zu dem Ergebnis gekommen ist, dass sich die Investition für sein Unternehmen lohnen würde.

Möglich wäre demnach folgender Ablauf:

  • Sie verwenden zur Lead-Gewinnung ein Textdokument mit Bezug zum Business Case (zum Beispiel ein White Paper)
  • Leads mit weitergehendem Interesse erhalten die Excel-Arbeitsmappe, verbunden mit einem Hinweis auf die Möglichkeit, weitere Informationen anzufordern
  • Leads mit Interesse an der Investition erhalten auf Wunsch detaillierte Produktinformationen, zum Beispiel Prospekte oder eine Produktpräsentation

Für mein Zahlenbeispiel könnte ein erster Entwurf der Executive Summary folgendermaßen lauten:

Die vorliegende Arbeitsmappe soll Lesern dabei helfen, die Rentabilität eines vorzeitigen Austauschs von alten Desktop-PCs durch Neugeräte für den eigenen Betrieb einzuschätzen. Dies erfordert in der Regel, einige der in dieser Arbeitsmappe angesetzten Geldbeträge zu modifizieren. Alle Angaben in dieser Arbeitsmappe sind als Orientierungshilfen zu verstehen.

Das Investitionsprojekt besteht darin, 12 alte Desktop-PCs durch 12 Neugeräte zu ersetzen.

Die bislang verwendeten 12 Desktop-PCs sind alle ca. fünf Jahre alt und, technisch gesehen, für ihre Zwecke ausreichend. Es wäre möglich, die alten Desktop-PCs weiter zu nutzen und erst in drei Jahren durch neue PCs zu ersetzen. In diesem Fall wäre jedoch in den kommenden drei Jahren mit häufigen Hard- und Softwareproblemen zu rechnen, verbunden mit Ausfallzeiten der betreffenden Mitarbeiter und Kosten für Computerservice.

Ein sofortiger Austausch der alten Desktop-PCs würde sich unter den in dieser Arbeitsmappe beschriebenen Annahmen lohnen (Kapitalwert ca. 929 €, Rendite IRR ca. 10%, Rendite ROI ca. 5%). Der Gewinn nach Steuern würde sich unter diesen Annahmen bei einem Ertragssteuersatz von 30% im ersten Jahr um 980 € reduzieren und in den beiden folgenden beiden Jahren um 1.680 € bzw. 700 € erhöhen.

Das Investitionsprojekt wäre unter den in dieser Arbeitsmappe beschriebenen Annahmen auch dann rentabel, wenn die Einsparungen bei den durch Ausfallzeiten bedingten Überstunden 15% niedriger wären als erwartet.

Für das Investitionsprojekt spricht außerdem, dass die neuen Desktop-PCs den betreffenden Mitarbeitern ihre Arbeit angenehmer machen würden.

Die folgenden Arbeitsblätter enthalten die Rentabilitätsanalyse, eine Abschätzung der Gewinnwirkung sowie Details zu den mit der Investition verbundenen Cashflows.

Für mein Zahlenbeispiel wäre es möglicherweise sinnvoll, die Executive Summary durch den Hinweis zu ergänzen, dass der Herausgeber bereit wäre, Leser bei einer Anpassung des Business Case zu unterstützen. Außerdem fehlen bislang Hinweise zur Einordnung der genannten Zahlenwerte, zum Beispiel ob es sich um Erfahrungswerte handelt und für welche Art von Betrieben die Zahlenwerte gelten.

Download der Excel-Arbeitsmappe

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